كل الرسائل في مكان واحد.
يصل البريد وواتساب وإنستغرام وماسنجر ودردشة الموقع إلى المكان نفسه، ويعود ردّك على القناة التي استخدمها الضيف. استخدمه كي لا تبقى رسالة أُرسِلت إلى إنستغرام الفندق منتصف الليل حتى يجدها بعد ثلاثة أيام من يصادف أن يفتح التطبيق.
كل القنوات.
اربط البريد وواتساب وإنستغرام وفيسبوك ماسنجر ودردشة الموقع مرة واحدة، فتصل كل رسالة إلى الطابور نفسه مع تحديد القناة على المحادثة. ويعود ردّك على القناة التي كتب منها الضيف، فلا يحتاج أحد أن يتذكّر في أي تطبيق بدأت المحادثة.
لكل محادثة مسؤول.
تُلتقط المحادثة بزر أُسنِدها ليوتُسلَّم لزميل بـ إسناد إلى…أو تُعاد إلى طابور غير مُسندة غير المُسندة، ويظهر دائماً من يتولّاها. يتوقّف موظفان عن إعطاء الضيف نفسه إجابتين مختلفتين، وفي نهاية الوردية يرى الموظف التالي بالضبط أي محادثات ما زالت عليه.
اعرف من يكتب إليك.
كل محادثة يرافقها ملف الضيف — أي حجوزاته ومهامّه وطلباته وملاحظاته، إضافة إلى القناة وبيانات التواصل. فيجيب موظف الاستقبال عن سؤال يخصّ حجزاً دون فتح نظام PMS في تبويب آخر وإبقاء الضيف منتظراً.
tom.becker@guest.example · البريد
لا يوجد حجز. الأرجح أنه عميل محتمل — تأكّد من بيانات التواصل وأنشئ له ملفاً.
لا سؤال بلا ردّ.
صندوق الوارد مبني حول الطابور، لا حول نافذة دردشة. لكل رسالة مسؤول وحالة، فلا يُطرح سؤال «هل ردّ أحد على هذه؟».
الطوابير والإسناد
اعمل على «عليّ» أو «غير مُسندة» أو «الكل»، والتقط المحادثة لتصبح لشخص واحد. يتوقّف موظفان عن إعطاء الضيف نفسه إجابتين مختلفتين.
الحالات
انقل المحادثة عبر «جديدة» و«قيد التنفيذ» و«بانتظار» و«مغلقة» و«مزعجة». في نهاية الوردية ترى ما بقي مفتوحاً فعلاً، لا ما بقي غير مقروء فحسب.
الوسوم والأولوية
صنّف المحادثة كحجز أو طلب خدمة أو شكوى، ورتّب الطابور حسب الأهم. تصعد المشكلة العاجلة إلى الأعلى بدل أن تنتظر خلف عشرين سؤالاً روتينياً.
بحث يجد الأشخاص
ابحث بالاسم أو الهاتف أو البريد أو رقم الحجز. وحين يتّصل ضيف بشأن «ما اتفقنا عليه على واتساب»، تجد المحادثة وهو ما زال على الخط.
كل المنشآت على شاشة واحدة
صفِّ حسب المنشأة والقناة، أو راقب المجموعة كلها دفعة واحدة. يغطّي مدير المجموعة ثلاثة فنادق في الثانية صباحاً دون الدخول إلى ثلاثة أنظمة.
الرسالة تصير مهمة
يتحوّل الطلب داخل المحادثة إلى مهمة متابَعة للقسم المسؤول. «الحوض يُسرِّب» تصير عملاً للصيانة بدل أن تبقى وعداً في محادثة.
مصنوع للفنادق.
تُسنَد المحادثة إلى شخص واحد ولها حالة. لا شيء يبقى بلا ردّ لأن الجميع ظنّ أن زميلاً تولّاه.
تصير الرسالة مهمة أو طلباً أو ملاحظة على ملف الضيف، داخل النظام نفسه الذي يعمل عليه فريقك. المحادثة لا تنتهي عند الردّ.
سعر واحد لكل فندق، بلا رسوم لكل غرفة ولا لكل مستخدم. إضافة موظف استقبال ليلي لا تزيد الفاتورة.
يعمل على الهاتف الذي يحمله فريقك أصلاً، وفوق نظام PMS الذي تستخدمه بالفعل. وسؤال الضيوف عن سير الإقامة هو التقييمات.
أسئلة شائعة.
ما القنوات التي يمكنني ربطها؟
البريد وواتساب وإنستغرام وفيسبوك ماسنجر ودردشة الموقع. تربطها مرة واحدة من «الإعدادات ← التكاملات»، وتظهر الرسائل في صندوق الوارد من حينها.
هل يعود ردّي على القناة نفسها؟
نعم. إن كتب الضيف بالبريد، فسيصله ردّك بالبريد؛ وإن كتب على واتساب، فسيعود الردّ على واتساب. يعمل فريقك في مكان واحد ولا يلاحظ الضيف أي تغيير.
كيف يتجنّب الفريق الردّ مرّتين على الضيف نفسه؟
المحادثات مُسنَدة. اعمل على طابور غير المُسندة، والتقط واحدة بـ«أُسنِدها لي»، ثم ردّ واضبطها على «مغلقة» — فيكون لكل محادثة مسؤول واحد وحالة واضحة.
هل يمكنني إدارة عدة منشآت من صندوق وارد واحد؟
نعم. صفِّ حسب المنشأة والقناة، أو اعرض المجموعة كلها معاً — وهو مفيد لمدير مجموعة أو لفريق ليلي يغطّي أكثر من فندق.
ماذا يحدث للسجل عندما يترك موظف العمل؟
يبقى لدى الفندق. فالمحادثات ملك للمنشأة، لا لهاتف شخصي ولا لحساب إنستغرام شخصي.
جرّبه على فندقك.
احجز عرضاً تجريبياً من 30 دقيقة وسنربط قناة واحدة بمنشأتك. أو ابدأ مجاناً واربطها بنفسك.